Automatische PDF-rapportage voor inspecties

PinPoint op een laptop: vaststellingen aangeduid op een foto, met de lijst pinpunten ernaast

Het schrijven van inspectierapporten kost bij de meeste organisaties meer tijd dan de inspectie zelf. Foto's opzoeken, bevindingen overtikken, opmaak fatsoeneren, en dan blijkt bij nalezen dat er een punt ontbreekt.

PinPoint stelt het rapport samen uit wat er tijdens de inspectie al geregistreerd is. Elke bevinding komt erin met haar foto's, de antwoorden op de vragenlijst, de plaats op het asset en het volledige statusverloop. Niets wordt overgetikt, dus er kan ook niets bij het overtikken verloren gaan.

Waarom nu?

Het rapport is wat de klant, de directie of de auditor te zien krijgt. Dat is het moment waarop blijkt of uw inspectieproces klopt, en het is meestal ook het moment waarop de meeste tijd verloren gaat.

Wat er in een inspectierapport staat

Een rapport per inspectieronde is opgebouwd uit vijf delen. Alles komt uit de registratie, niets wordt achteraf toegevoegd.

1

Voorblad in uw huisstijl

Uw logo, de naam van de ronde, de periode en wie eraan gewerkt heeft. Interne systeemtermen komen er niet in; het rapport gebruikt uw eigen benamingen.
2

Samenvatting

Aantallen per ernst en per status, en hoe ver de ronde staat. Voor wie alleen de eerste pagina leest, is dat meestal genoeg.
3

Overzicht per weergave

De afbeelding van het asset met alle pins erop, gekleurd naar ernst. Eén blik en u ziet waar de problemen zitten.
4

Elke bevinding apart

Met de weergave waarop die ene pin uitgelicht staat, de ernst, de status, de omschrijving, de antwoorden op de vragenlijst, de foto's en het verloop van open tot gesloten.
5

Audit trail als bijlage

Optioneel: het volledige verloop van wie wat wanneer registreerde of wijzigde. Dat is de bijlage die een auditor vraagt.

Standaard of op maat

De meeste organisaties komen toe met een van de meegeleverde sjablonen. Wie een eigen indeling nodig heeft, zit niet vast.

Out of the box

Dertien sjablonen staan klaar, elk voor een ander soort lezer. U kiest per ronde welk sjabloon u gebruikt.

Volledigalles, met elke bevinding uitgewerkt
Samenvattingde cijfers, zonder de detailpagina's
Directieéén pagina, voor wie stuurt in plaats van inspecteert
Per assetgegroepeerd per voertuig, machine of gebouwdeel
Per ernstde zware punten eerst
Openstaandalleen wat nog moet gebeuren, voor de aannemer
Fotorapportbeeld voorop, tekst secundair
Compacte tabelalles op zo weinig mogelijk pagina's

Plus sjablonen die de vragenlijst uitschrijven, de bevindingen op het plan aanduiden en de weergave met pins over elkaar leggen.

Op maat

De sjablonen zijn HTML en CSS, en de PDF wordt door een browser gerenderd. Een sjabloon op maat is daarom gewoon opmaakwerk.

Uw huisstijl tot in de details, niet alleen een logo in een hoek
Uw eigen indeling en volgorde, ook als die niet op een van de dertien lijkt
Verplichte rubrieken van een opdrachtgever of een norm
Geen propriëtaire rapportbouwer waarbinnen u moet blijven

PDF

Voor formele rapportage. Klaar om door te sturen of te archiveren.

Excel en CSV

Wanneer u er zelf mee wil rekenen of het in een eigen systeem wil laden.

Power BI

Voor doorlopende opvolging in plaats van een rapport per ronde.

Voor wie rapporteert aan een klant

Een rapport dat volledig past, niet half

Een keurder levert zelden op voor zichzelf. Er zit een klant, een bouwheer of een auditor aan de andere kant, en die heeft zijn eigen verwachtingen over hoe een rapport eruitziet.

De meeste inspectiesoftware levert een vaste structuur. Die past voor de helft, en de rest doet u met de hand: hoofdstukken herschikken, rubrieken toevoegen die uw klant vraagt, het logo eronder zetten. Dat is precies het overtikwerk dat digitaliseren zou moeten wegnemen.

Bij PinPoint wordt het rapportsjabloon ingericht op wat u moet opleveren. Uw indeling, uw volgorde, uw rubrieken, en de verplichte onderdelen die uw opdrachtgever oplegt. Dat kan omdat een sjabloon HTML en CSS is en de PDF door een browser gerenderd wordt; er is geen rapportbouwer waarbinnen u moet blijven.

Vier rapportvormen naast elkaar: een busrapport met samenvatting en bevindingen per ernst, een maritieme inspectie met punten op een scheepsplan, bouwbevindingen met foto's, en een plaagdieroverzicht op een plattegrond

Vier sectoren, vier sjablonen. Dezelfde inspectiedata, telkens in de vorm die de opdrachtgever verwacht.

Als PDF

Klaar om door te sturen, te archiveren of af te drukken. De vorm waar de meeste opdrachtgevers om vragen.

Via het portaal

Liever niet als bijlage in een mailbox? Dan deelt u het rapport rechtstreeks vanuit het platform, zodat uw klant altijd de actuele versie ziet.

Als data

Excel, CSV of een koppeling naar Power BI, voor wie er zelf mee wil rekenen in plaats van het te lezen.

Wat is een inspectierapport?

Een inspectierapport is het formele verslag van een inspectieronde: welke assets gecontroleerd zijn, wat er is vastgesteld, hoe ernstig dat is en wat ermee gebeurd is. Het is het stuk dat gedeeld wordt met een opdrachtgever, de directie of een auditor, en dat bij een controle als bewijs geldt dat de inspectie effectief is uitgevoerd.

Veelgestelde vragen

Moet ik het inspectierapport zelf opmaken?

Nee. Het rapport wordt samengesteld uit wat de keurders geregistreerd hebben: de bevindingen, de foto's, de antwoorden op de vragenlijst en het statusverloop. U controleert en verstuurt. Er is geen tussenstap waarin iemand gegevens overtikt.

Kan ik een rapport in onze eigen huisstijl krijgen?

Ja. De sjablonen zijn HTML en CSS, en de PDF wordt door een browser gerenderd. Een sjabloon op maat is dus gewoon opmaakwerk: uw logo, uw kleuren, uw indeling, uw volgorde. Er is geen propriëtaire rapportbouwer waar u binnen moet blijven.

Verandert een oud rapport als we de vragenlijst aanpassen?

Nee. Een rapport gebruikt de vragenlijst zoals die was toen de inspectieronde liep, niet de huidige versie. Zonder die regel zou een rapport van vorig jaar er vandaag anders uitzien, en dan is het als bewijsstuk waardeloos.

Automatische PDF-rapportage, standaard of op maat