Rapports PDF automatiques pour inspections

PinPoint sur un ordinateur portable : constatations indiquées sur une photo, avec la liste des pinpoints à côté

Dans la plupart des organisations, rédiger les rapports d'inspection prend plus de temps que l'inspection elle-même. Chercher les photos, recopier les constatations, soigner la mise en page, et à la relecture il s'avère qu'il manque un point.

PinPoint compose le rapport à partir de ce qui a déjà été enregistré pendant l'inspection. Chaque constatation y figure avec ses photos, les réponses au questionnaire, l'emplacement sur l'actif et l'historique complet des statuts. Rien n'est recopié, donc rien ne peut non plus se perdre à la recopie.

Pourquoi maintenant ?

Le rapport est ce que le client, la direction ou l'auditeur voit. C'est le moment où l'on découvre si votre processus d'inspection tient la route, et c'est généralement aussi le moment où l'on perd le plus de temps.

Ce que contient un rapport d'inspection

Un rapport par tournée d'inspection se compose de cinq parties. Tout vient de l'enregistrement, rien n'est ajouté après coup.

1

Page de garde à votre identité visuelle

Votre logo, le nom de la tournée, la période et qui y a travaillé. Aucun terme système interne ; le rapport utilise vos propres dénominations.
2

Résumé

Les nombres par gravité et par statut, et l'état d'avancement de la tournée. Pour qui ne lit que la première page, c'est généralement suffisant.
3

Aperçu par vue

L'image de l'actif avec toutes les épingles, colorées selon la gravité. Un coup d'œil et vous voyez où sont les problèmes.
4

Chaque constatation séparément

Avec la vue sur laquelle cette épingle est mise en évidence, la gravité, le statut, la description, les réponses au questionnaire, les photos et le parcours d'ouvert à clôturé.
5

Piste d'audit en annexe

En option : l'historique complet de qui a enregistré ou modifié quoi et quand. C'est l'annexe qu'un auditeur demande.

Standard ou sur mesure

La plupart des organisations s'en sortent avec l'un des modèles fournis. Qui a besoin de sa propre mise en page n'est pas bloqué.

Prêts à l'emploi

Treize modèles sont prêts, chacun pour un autre type de lecteur. Vous choisissez par tournée le modèle que vous utilisez.

Complettout, avec chaque constatation détaillée
Résuméles chiffres, sans les pages de détail
Directionune page, pour qui pilote au lieu d'inspecter
Par actifgroupé par véhicule, machine ou partie de bâtiment
Par gravitéles points graves d'abord
Ouvertuniquement ce qui reste à faire, pour l'entrepreneur
Rapport photol'image d'abord, le texte en second
Tableau compacttout sur le moins de pages possible

Plus des modèles qui détaillent le questionnaire, indiquent les constatations sur le plan et superposent la vue avec les épingles.

Sur mesure

Les modèles sont en HTML et CSS, et le PDF est rendu par un navigateur. Un modèle sur mesure n'est donc que du travail de mise en page.

Votre identité visuelle jusque dans les détails, pas seulement un logo dans un coin
Votre propre mise en page et votre ordre, même s'ils ne ressemblent à aucun des treize
Les rubriques obligatoires d'un donneur d'ordre ou d'une norme
Pas de générateur de rapports propriétaire dans lequel vous devez rester

PDF

Pour les rapports formels. Prêt à transmettre ou à archiver.

Excel et CSV

Quand vous voulez faire vos propres calculs ou le charger dans votre propre système.

Power BI

Pour un suivi continu au lieu d'un rapport par tournée.

Pour qui rapporte à un client

Un rapport qui convient entièrement, pas à moitié

Un inspecteur livre rarement pour lui-même. Il y a un client, un maître d'ouvrage ou un auditeur de l'autre côté, avec ses propres attentes sur l'aspect d'un rapport.

La plupart des logiciels d'inspection livrent une structure fixe. Elle convient à moitié, et vous faites le reste à la main : réorganiser les chapitres, ajouter les rubriques que votre client demande, placer le logo en dessous. C'est précisément le travail de recopie que la numérisation devrait supprimer.

Chez PinPoint, le modèle de rapport est configuré selon ce que vous devez livrer. Votre mise en page, votre ordre, vos rubriques, et les éléments obligatoires que votre donneur d'ordre impose. C'est possible parce qu'un modèle est en HTML et CSS et que le PDF est rendu par un navigateur ; il n'y a pas de générateur de rapports dans lequel vous devez rester.

Quatre formes de rapport côte à côte : un rapport de bus avec résumé et constatations par gravité, une inspection maritime avec des points sur un plan de navire, des constatations de chantier avec photos, et un aperçu de nuisibles sur un plan

Quatre secteurs, quatre modèles. Les mêmes données d'inspection, chaque fois sous la forme que le donneur d'ordre attend.

En PDF

Prêt à transmettre, à archiver ou à imprimer. La forme que la plupart des donneurs d'ordre demandent.

Via le portail

Vous préférez éviter la pièce jointe dans une boîte mail ? Alors vous partagez le rapport directement depuis la plateforme, et votre client voit toujours la version actuelle.

En données

Excel, CSV ou une liaison vers Power BI, pour qui veut faire ses propres calculs au lieu de lire.

Qu'est-ce qu'un rapport d'inspection ?

Un rapport d'inspection est le compte rendu formel d'une tournée d'inspection : quels actifs ont été contrôlés, ce qui a été constaté, quelle en est la gravité et ce qu'il en est advenu. C'est le document partagé avec un donneur d'ordre, la direction ou un auditeur, et qui, lors d'un contrôle, fait office de preuve que l'inspection a effectivement été réalisée.

Questions fréquentes

Dois-je mettre en forme le rapport d'inspection moi-même ?

Non. Le rapport est composé à partir de ce que les inspecteurs ont enregistré : les constatations, les photos, les réponses au questionnaire et l'historique des statuts. Vous vérifiez et envoyez. Il n'y a pas d'étape intermédiaire où quelqu'un recopie des données.

Puis-je obtenir un rapport à notre propre identité visuelle ?

Oui. Les modèles sont en HTML et CSS, et le PDF est rendu par un navigateur. Un modèle sur mesure n'est donc que du travail de mise en page : votre logo, vos couleurs, votre mise en page, votre ordre. Il n'y a pas de générateur de rapports propriétaire dans lequel vous devez rester.

Un ancien rapport change-t-il si nous modifions le questionnaire ?

Non. Un rapport utilise le questionnaire tel qu'il était au moment de la tournée d'inspection, pas la version actuelle. Sans cette règle, un rapport de l'an dernier aurait un autre aspect aujourd'hui, et il ne vaudrait alors plus rien comme pièce justificative.

Rapports PDF automatiques, standard ou sur mesure